Reprezentacja spółki kapitałowej w relacjach z członkami zarządu
Jedną z gwarancji niezakłóconego funkcjonowania w obrocie gospodarczym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych jest zapewnienie odpowiedniego sposobu ich reprezentacji. Działalność spółki w stosunkach zewnętrznych – na przykład wobec organów, sądów lub kontrahentów, wymaga stosowania przyjętego i ujawnionego w rejestrze przedsiębiorców KRS sposobu jej reprezentacji. Określone w art. 205 KSH ogólne zasady reprezentacji spółki przez zarząd nie budzą większych wątpliwości. W praktyce problematyczne okazuje się często określenie umocowania do działania w imieniu spółki w relacjach wewnętrznych – pomiędzy spółką a zarządem.
Reprezentacja na dwa sposoby
Regulacja zawarta w art. 210 KSH wskazuje dwa dopuszczalne sposoby reprezentacji spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu lub w sporze z nim: poprzez działanie rady nadzorczej albo pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia wspólników. Najwięcej trudności interpretacyjnych budzi kwestia zakresu udzielanego pełnomocnictwa, w szczególności w spółkach, w których nie powołuje się rady nadzorczej. Brak jednoznacznej linii orzeczniczej w tym zakresie powodował zbędną uciążliwość dla organów spółek kapitałowych, związaną z koniecznością zwoływania zgromadzenia wspólników w razie wystąpienia potrzeby podjęcia uchwały o udzieleniu pełnomocnictwa. Asekuracyjnie, chcąc minimalizować ryzyko uznania umowy za nieważną z powodu niezachowania należytej reprezentacji spółki, zgromadzenia wspólników przyjmują praktykę udzielanie pełnomocnictw szczególnych – odrębnych dla każdej czynności. Natomiast cywilnoprawny charakter pełnomocnictwa wskazanego w art. 210 KSH oraz jego tożsamość z pełnomocnictwem udzielanym w oparciu o art. 98 KC pozwala na stosunkowo szerokie określenie przez wspólników spółki zakresu udzielanego umocowania.
Pełnomocnictwo szczególne czy rodzajowe?
Dopuszczalne jest zarówno udzielenie pełnomocnictwa szczególnego, do działania w zakresie określonej umowy lub sporu, jak też rodzajowego – do reprezentowania spółki we wszystkich umowach lub sporach z jakimkolwiek członkiem zarządu. Kwestia ta została jednoznacznie rozstrzygnięta w uchwale SN z 30 stycznia 2019 roku (III CZP 71/18). Wbrew występującym dotychczas poglądom w orzecznictwie i doktrynie, nie jest wymagane każdorazowe udzielanie odrębnego szczególnego pełnomocnictwa, na przykład do zawarcia określonej umowy z członkiem zarządu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zgromadzenie wspólników mocą uchwały przekazało „jednorazowo” bezterminowe (aż do odwołania) uprawnienie do zawierania wszelkiego rodzaju umów z określonym członkiem zarządu lub też umów określonego rodzaju z każdym z członków zarządu spółki kapitałowej w formie pełnomocnictwa rodzajowego. Stąd też przykładowo, zgromadzenie wspólników może zdecydować o upoważnieniu określonego pełnomocnika do zawierania z członkami zarządami umów dotyczących zakazu konkurencji, umów o pracę czy kontraktów menedżerskich.
Gdy spółka z o.o. pełni rolę komplementariusza w spółce komandytowej.
Przepis art. 210 § 1 KSH niewątpliwie pełni funkcję ochronną wobec interesu wspólników przed swobodnym zawieraniem umów przez członków zarządu z samą spółką kapitałową. Często mamy jednak do czynienia z sytuacją, w której spółka z o.o. pełni rolę komplementariusza w spółce komandytowej. Jaką zasadę reprezentacji spółki kapitałowej powinniśmy przyjąć wobec takiego konstrukcji spółki osobowej? Nasuwa się pytanie o to, kto powinien reprezentować spółkę kapitałową podczas zmiany umowy spółki komandytowej, gdy członkowie zarządu spółki z o. o. pełnią równocześnie rolę komandytariuszy w spółce komandytowej.
Czy i w jaki sposób powinniśmy stosować art. 210 KSH?
Powyższe zagadnienie rozstrzygnął SN w uchwale z 7 września 2018 roku (III CZP 42/18) wskazując, iż reprezentowanie komplementariusza przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego w trybie art. 210 § 1 KSH jest prawidłowe dla zmiany umowy spółki komandytowej, w której spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pełni rolę komplementariusza, a jednym z komandytariuszy jest członek zarządu tej spółki. We wspomnianej wcześniej uchwale ze stycznia 2019 roku Sąd Najwyższy analizował także kwestię dopuszczalnej reprezentacji spółki z o.o. w odniesieniu do spółki komandytowej w innej strukturze organizacyjnej, łączącej funkcję komandytariusza z funkcją członka zarządu w spółce z o.o. Jeśli w spółce komandytowej komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jej pełnomocnikiem na podstawie art. 210 § 1 KSH nie może być osoba będąca równocześnie komandytariuszem w takiej spółce komandytowej oraz członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komplementariusza spółki komandytowej. Jak wynika z uchwał, pewne powiązania i zależności występujące w spółkach, mogą uniemożliwiać działanie określonej osoby w roli pełnomocnika spółki.
Dochowanie zasad prawidłowej reprezentacji w spółce stanowi jeden z najważniejszych warunków skuteczności i niepodważalności dokonywanych przez spółkę czynności. Dla zabezpieczenia jej interesów przed podjęciem uchwały w sprawie ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowach i sporach z członkami zarządu warto przeanalizować strukturę spółki oraz powiązania przyszłego pełnomocnika z jej organami, wspólnikami, członkami zarządu, jak też innymi spółkami. Sankcja bezwzględnej nieważności czynności dokonanej w imieniu spółki z naruszeniem zasad jej reprezentacji, może nieść za sobą dotkliwe konsekwencje.
Autor: Aneta Czaińska.