Cyfryzacja wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego

Cyfryzacja wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego

26 stycznia 2018 r. uchwalona została ustawa o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398 z późn. zm.; dalej: „Ustawa o zmianie KRS”), która przewiduje pełną cyfryzację postępowań w zakresie uzyskiwania przez podmioty gospodarcze wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego. Potrzeba wprowadzenia regulacji wynikła m.in. z konieczności implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz. Urz. UE L 169 z 30.06.2017) w zakresie przepisów dotyczących systemu integracji rejestrów. Ustawa o zmianie KRS w zdecydowanej jej większości zaczęła obowiązywać 15 marca 2018 r. Wejście w życie przepisów wprowadzających pełną elektronizację postępowania odroczono natomiast w pierwotnym brzmieniu ustawy do dnia 1 marca 2020 r. Z uwagi jednak na kilkukrotne dalsze odraczanie przez ustawodawcę wejścia w życie przedmiotowych przepisów, finalnie zaczęły one obowiązywać  1 lipca 2021 r.

Obligatoryjne elektroniczne postępowanie rejestrowe

Od 1 lipca 2021 r. Ustawą o zmianie KRS wprowadzony został obowiązek dokonywania wszelkich wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczących przedsiębiorców w formie elektronicznej. Możliwość wyboru formy dokonywania wpisów, pozostawiono jedynie stowarzyszeniom, organizacjom społecznym, fundacjom oraz publicznym zakładom opieki zdrowotnej. Powyższe oznacza całkowitą zmianę dotychczasowego systemu działania rejestru przedsiębiorców oraz wkroczenia na zupełnie nowy etap – pełnej elektronizacji.

Cel wprowadzenia cyfryzacji postępowania

Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy o zmianie ustawy  Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (druk nr 2067), wprowadzenie elektronicznej formy wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców ma na celu przyspieszenie postępowań, ułatwienie składania wniosków, poprawę komunikacji z sądem rejestrowym oraz zmniejszenie ilości dokonywanych zwrotów wniosków.

Korzystanie z nowego systemu elektronicznego ułatwi wypełnianie formularzy oraz uniemożliwi podpisanie wniosku, w którym pozostaną niewypełnione, a niezbędne dla prawidłowego złożenia wniosku pola. System elektroniczny ma być narzędziem pozwalającym na intuicyjne korzystanie przez przedsiębiorców, przy jednoczesnym ograniczeniu ilości nieprawidłowo wypełnionych formularzy, stanowiących obecnie podstawę do dokonywania przez sądy rejestrowe zwrotów wniosków. Oprócz ułatwienia przedsiębiorcom procedury dokonywania zmian w KRS, system elektroniczny ma na celu usprawnienie dokonywania zmian przez sądy i przyśpieszenie postępowań.

Co uległo zmianie?

Zasadniczo Ustawa o zmianie KRS wprowadza niemal pełną cyfryzację postępowań rejestrowych. Podpisywanie wniosków przez osobę reprezentująca spółkę lub przez pełnomocnika możliwe jest wyłącznie przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego e-PUAP.

Istotną zmianą jest również wprowadzenie możliwości powoływania się przez wnioskodawców na numer aktu notarialnego zarejestrowanego w funkcjonującym od 2018 r. Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Przedsiębiorcy po dokonaniu czynności w formie aktu notarialnego, oprócz samego aktu, otrzymują również potwierdzenie zamieszczenia jego treści w elektronicznym rejestrze CREWAN. Na otrzymanym potwierdzeniu znajduje się numer, którym należy posługiwać się podczas dokonywania czynności rejestrowych. Obecnie zatem, podczas składania wniosku do sądu rejestrowego można wskazać jedynie na numer aktu notarialnego zarejestrowanego w CREWAN. Pomimo uzyskania możliwości powołania się na numer akt w systemie CREWAN, w dalszym ciągu przedsiębiorcy mają również możliwość przesłania drogą elektroniczną aktu notarialnego do systemu rejestrowego.

Pozostałe dokumenty przedkładane z wnioskiem o dokonanie zmian w KRS powinny być sporządzone w postaci elektronicznej oraz muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeżeli załączniki zostały sporządzone i podpisane przez osoby reprezentujące spółkę w wersji papierowej, istnieje także możliwość ich elektronicznego poświadczenia przez notariusza lub występującego w sprawie profesjonalnego pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego).

W przypadku sporządzenia dokumentów w wersji papierowej i braku możliwości poświadczenia ich przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika, przedsiębiorca powinien umieścić skany dokumentów w systemie rejestrowym, a następnie zobowiązany jest doręczyć do odpowiedniego Krajowego Rejestru Sądowego oryginały dokumentów, w terminie 3 dni od złożenia wniosku.

Opłacanie wniosków obecnie również następuje wyłącznie drogą elektroniczną, co także należy uznać za zmianę sprzyjającą przedsiębiorcom, z uwagi na pewność dokonania opłaty w wymaganej wysokości.

Przedsiębiorcy muszą także mieć na uwadze, że wszelka korespondencja pomiędzy wnioskodawcą a KRS następować będzie wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Powyższe, oprócz wymuszenia kontroli elektronicznej skrzynki, ma również doniosłe znaczenie dla rozpoczęcia biegu terminów, m.in. na uzupełnienie braków.

Czy cyfryzacja oznacza całkowite odejście od papierowych wersji dokumentów?

Cyfryzacja postępowań rejestrowych nie oznacza całkowitego odejścia od korzystania z dokumentów w wersji papierowej. Jak wskazano uprzednio, w dalszym ciągu funkcjonować będą akty notarialne, a także istnieje możliwość sporządzania dokumentów w wersji papierowej, które należy następnie wgrać do systemów elektronicznych. Ponadto, wydawanie dokumentów, odpisów czy kopii może następować również w tradycyjnej wersji papierowej.

Czy nowelizacja faktycznie usprawni działanie rejestru?

Zasadniczo wprowadzone Ustawą o zmianie KRS nowe rozwiązania należy ocenić pozytywnie. W dobie pełnej informatyzacji otaczającego nas świata, z pewnością cyfryzacja KRS była nieunikniona.

Nowy intuicyjny system służyć będzie zarówno sądom, jak i przedsiębiorcom.  Wprowadzenie konieczności dokonywania zmian w rejestrze przedsiębiorców wyłącznie drogą elektroniczną zapewni większą wiarygodność i pewność danych widniejących w KRS, a także wpłynie na zmniejszenie ilości dokonywanych zwrotów wniosków.

Z uwagi na ogrom zmian wprowadzonych Ustawą o zmianie KRS, z całą pewnością wszystkie podmioty gospodarcze oraz sądy potrzebować będą czasu na wdrożenie i zapoznanie się do nowymi rozwiązaniami. Dokonując jednak wstępnej oceny zmian, należy oczekiwać, że przyjęte rozwiązania doprowadzą do przyspieszenia i usprawnienia pracy sądów.

Źródła:

• ustawa o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398 z późn. zm.)
• uzasadnieniem projektu ustawy o zmianie ustawy Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw              (druk nr 2067)
• dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz. Urz. UE L 169 z 30.06.2017)

Autor: Adwokat/ Senior Associate Karol Gorzkowski