Dematerializacja akcji – obowiązki spółek związane z nowelizacją Kodeksu Spółek Handlowych

Czym jest dematerializacja akcji?

Z dniem 1 marca 2021 r. (z pewnymi wyjątkami) weszła w życie nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych, która wprowadziła szereg istotnych zmian m.in. w funkcjonowaniu spółek akcyjnych, w tym prostych spółek akcyjnych i komandytowo – akcyjnych. Jedną z głównych zmian jest dematerializacja wszystkich akcji. Ma ona charakter przymusowy i powszechny. Obowiązek rejestracji obejmuje zarówno akcje nowej emisji, a także wszystkie do tej chwili wyemitowane i do tego momentu niezdematerializowane, czyli wydane w formie papierowego dokumentu. W rezultacie z obrotu gospodarczego zostaną wycofane wszystkie akcje w formie dokumentu.

Wskazać również należy, że przepisy o akcjach stosuje się odpowiednio do warrantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich i innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki. Ma to swoje konsekwencje zarówno w odniesieniu do spółek już istniejących przed dniem wejścia w życie nowelizacji, jak i przy zakładaniu nowych spółek.

Jakie są obowiązki spółek?

1. Obowiązek założenia strony internetowej przez spółkę.

Nowelizacja wprowadziła dla każdej ze spółek (akcyjna, komandytowo-akcyjna) obowiązek prowadzenia własnej strony internetowej. Spółka jest zobowiązana ujawnić adres strony internetowej w rejestrze przedsiębiorców KRS. Strona internetowa ma być przeznaczona do komunikacji z akcjonariuszami. Będzie ono służyło do zamieszczania ogłoszeń pochodzących od spółki. Strona internetowa jest miejscem przeznaczonym do upublicznienia przez spółkę wszystkich ogłoszeń wymaganych przez prawo lub statut. Można tu wskazać wszelkie wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także zmiany odnoszące się do kapitału zakładowego, czy też inne ogłoszenia, m.in. związane z przekształceniami. Niezamieszczenie ogłoszenia o walnym zgromadzeniu akcjonariuszy na stronie internetowej albo niedochowanie warunków formalnych może łączyć się z wystąpieniem przesłanki do zaskarżenia podjętej uchwały na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy.

2. Wybór podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr akcjonariuszy albo depozytu przez walne zgromadzenie akcjonariuszy w postaci uchwały.

Wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy należy do kompetencji walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Do kręgu podmiotów upoważnionych ustawowo do prowadzenia rachunków papierów wartościowych należą domy maklerskie i banki, a także Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych (KDPW).

W związku z nowelizacją, walne zgromadzenie akcjonariuszy w drodze uchwały ma obowiązek powołać podmiot, który jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych i zajmie się prowadzeniem w imieniu spółki elektronicznego rejestru jej akcjonariuszy. Przy zawiązaniu spółki wyboru podmiotu dokonują jej założyciele. Spółka może później dokonać zmiany wybranego podmiotu, któremu powierzyła prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Zmiana jest również wymagana w formie uchwały walnego zgromadzenia.

3. Zawarcie umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy.

Umowa powinna zostać zawarta z wybranym w drodze uchwały podmiotem, którym może być podmiot uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych (tryb rejestracyjny) albo depozyt papierów wartościowych w rozumieniu ustawy o obrocie instrumentami finansowymi prowadzony przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. (tryb depozytowy). Należy podkreślić, że akcje tej samej spółki nie mogą być zarejestrowane równocześnie w rejestrze akcjonariuszy i depozycie papierów wartościowych.

Umowa o prowadzenie rejestru akcjonariuszy stanowi podstawę do rejestrowania także praw poboru akcji oraz, o ile statut nie stanowi inaczej, powierzenia podmiotowi prowadzącemu ten rejestr pośredniczenia w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych spółki wobec akcjonariuszy z tytułu przysługujących im praw z akcji. Natomiast procedura zawierania umowy z Krajowym Depozytem Papierów Wartościowych (jest to podmiot publiczny) ma charakter bardzo sformalizowany. W celu uzyskania statusu „emitenta”, obowiązkiem spółki jest złożenie do KDPW wniosku o zawarcie umowy o uczestnictwo, której przedmiotem jest rejestracja papierów wartościowych.

Wskazać w tym miejscu należy, że spółka może rozwiązać umowę o prowadzenie rejestru tylko wtedy, gdy zawrze nową umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Ponadto, rozwiązanie umowy przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy jest dopuszczalne jedynie z ważnych powodów, z zachowaniem terminu wypowiedzenia nie krótszego niż trzy miesiące.

Spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne istniejące przed wejściem w życie nowelizacji, miały obowiązek najpóźniej do 30 września 2020 r. wybrać podmiot uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych oraz podpisać umowę na prowadzenie rejestru akcjonariuszy.

4. Wezwanie spółki skierowane do akcjonariuszy do złożenia papierowych dokumentów akcji w spółce.

Odnośnie spółek, które istniały przed nowelizacją, nakłada ona na spółkę obowiązek skierowania do akcjonariuszy pięciu wezwań, które dotyczą złożenia dokumentów akcji w spółce. Równocześnie treść wezwania akcjonariuszy obligatoryjnie należy zamieścić na stronie internetowej spółki w zakładce przeznaczonej na komunikację z akcjonariuszami.

Powyższa informacja musi pozostać dostępna na stronie internetowej przez czas nie krótszy niż trzy lata od dnia pierwszego wezwania akcjonariuszy, które musiało zostać dokonane do 30 września 2020 r.

Termin na dokonanie wezwań akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji został określony ustawowo. Wezwania akcjonariuszy nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc, ani krótszym niż dwa tygodnie.

Sposób wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce będzie odbywał się zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kodeksu spółek handlowych i postanowieniami statutu właściwymi dla zwoływania walnego zgromadzenia akcjonariuszy. A zatem, gdy w spółce występują akcje na okaziciela, to wówczas każde z pięciu wezwań będzie musiało zostać ogłoszone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Natomiast w sytuacji gdy wszystkie akcje w spółce są imienne, wtedy wezwania akcjonariuszy mogą zostać przesłane za pomocą listów poleconych lub pocztą kurierską albo na e-mail.

5. Przekazanie papierowych dokumentów akcji do podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr akcjonariuszy albo depozyt.

Przyjęte od akcjonariuszy akcje w formie papierowej powinny zostać przekazane do podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr akcjonariuszy. Papierowe dokumenty akcji mogą być przekazywane w postaci jednej czynności w sytuacji, gdy zostaną w całości zebrane lub sukcesywnie – partiami. Dokładny sposób przekazywania papierowych dokumentów akcji przez spółkę powinien zostać określony w postanowieniach umowy zawartej z wybranym podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy.

6. Obowiązek aktualizacji dokumentów przez spółkę.

Następnym obowiązkiem spółki jest aktualizacja wszystkich wewnętrznych dokumentów mających odniesienie do papierowych dokumentów. Przykładem mogą być programy motywacyjne, w których można zamienić warranty subskrypcyjne na akcje. W takim przypadku niezbędne będzie ujęcie w harmonogramach tych programów charakteru zdematerializowanego warrantów subskrypcyjnych, jak również procesu rejestracji wspomnianych warrantów subskrypcyjnych oraz akcji.

Jakie są konsekwencje regulacji?

Moc obowiązująca dokumentów akcji wydanych przez spółkę wygasa z mocy prawa z dniem 1 marca 2021 r. Z tym samym dniem uzyskują moc prawną wpisy w rejestrze akcjonariuszy. Dokument akcji zachowuje moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe, przez okres pięciu lat od dnia wejścia w życie nowelizacji. Po tym dniu dematerializacja akcji papierowych nie będzie możliwa.

Warto też zauważyć, że rejestr akcjonariuszy de facto likwiduje taki instrument jakim dotychczas były akcje na okaziciela, które pozwalały akcjonariuszowi pozostać anonimowym. Rejestr akcjonariuszy jest jawny dla akcjonariuszy spółki i samej spółki, co powoduje, że akcjonariusz posiadający nawet niewielką liczbę akcji będzie mógł poznać dane wszystkich pozostałych akcjonariuszy (w tym także ich dane osobowe oraz adres korespondencyjny).

Źródła:

1. ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy Kodeks Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw Dz. U. z 2019 r., poz. 1798, ze zm. z Dz. U. z 2020 r., poz. 875,
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm.).
3. ustawa z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 875 z późn. zm.),
4. ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. 2005, nr 183, poz. 1538, ze zm. z Dz. U. 2021, poz. 328; 355 dalej jako u.o.i.f.

Autor: Adwokat/ Senior Associate Karol Gorzkowski