Elektronizacja postępowań przetargowych – sam podpis nie wystarczy…

Doczekaliśmy się publikacji pierwszego wyroku Krajowej Izby Odwoławczej na kanwie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Orzeczenie odpowiada na proste pytanie, a mianowicie, czy w elektronicznym postępowaniu przetargowym dokument istniejący w formie papierowej może być złożony w formie elektronicznej oraz opatrzony kwalifikowanym podpisem i potraktowany jako oryginał?

Mogłoby wydawać się, że zeskanowanie podpisanego odręcznie dokumentu istniejącego w formie papierowej (np. oferty), zapisanie go w formacie pdf, a następnie opatrzenie podpisem elektronicznym, spełnia wymóg przedłożenia zamawiającemu oryginału w postaci elektronicznej z  kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nic bardziej mylnego. Izba w wyroku z dnia 4 stycznia 2019 roku, sygn. akt: KIO 2611/18 uznała, że taki tok rozumowania jest błędny. Na przykładzie oferty argumentowano w następujący sposób.

Obecnie prawodawca wersję elektroniczną dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w innej formie niż elektroniczna, określa mianem „elektronicznej kopii posiadanego dokumentu”. Powyższej kwalifikacji nie zmienia opatrzenie tak stworzonej elektronicznej kopii kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z tych względów oferta ma nie tylko zostać złożona elektronicznie (tj. drogą elektroniczną), ale także winna zostać sporządzona w ten sposób. Jeżeli więc oferta (tak jak w omawianej sprawie) została sporządzona w formie pisemnej, to jej podpisana elektronicznie kopia w formacie pdf mogła być traktowana tylko i wyłącznie jako kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.

Podsumowując, jeżeli zamawiający wymaga złożenia dokumentu w oryginale (wymóg ten tyczy się np. oferty), to taki dokument musi zostać wytworzony w sposób elektroniczny. Innymi słowy, istnienie tego dokumentu w pierwotnej wersji papierowej, spowoduje negatywne konsekwencje dla wykonawcy.

Na powyższym przykładzie widać, że z pozoru proste kwestie mogą stanąć na przeszkodzie do wygrania przetargu. Dlatego zachęcam do uważnego zapoznania się z nowymi przepisami prawa zamówień publicznych i niebagatelizowania nowych rozwiązań systemowych.

Autor: Karol Szymańczyk, Adwokat / Senior Associate, tel. (22) 637 50 36, e-mail: [email protected]